О компании

Города Переводов — это международная сеть, которая оказывает такие услуги:

1. Устные переводы (самое прибыльное): иностранцы на заседаниях, на заводах;
2. Письменные переводы (среднее): перевод больших текстов, руководств, сайтов, договоров;
3. Нотариальные переводы (наименее): перевод личных документов с заверением у нотариуса;
4. Дополнительные услуги: легализация, апостиль, нострификация.

Структура компании:

1. УКП (управляющая компания Переводов) — управляет общими ресурсами компании;
2. ЦБП — центральное бюро переводов, работает с клиентами по всей России, вне Городов;
3. Города — это бюро (подразделение) нашей компании в каком-либо городе.

Управляющая компания (УКП) тоже является отдельным самостоятельным юридическим лицом. УКП отвечает за разработку и поддержание всего общего в компании: владеет зарегистрированным торговым знаком “Города Переводов” и доменами, поддерживает работу общего сайта, управляет электронной почтой и интернет-рекламой, разрабатывает общие стандарты работы и многое другое.

Каждый Город — это отдельная организация (финансово самостоятельное юридическое лицо), у которой есть свой отдельный состав владельцев и сотрудников. Все Города тоже имеют свои коды — МСК, НСК, ЕКБ, СПБ и т.д. Каждый Город работает в сети на основании договора с УКП. Такой договор предусматривает соблюдение единых стандартов, а также использование общего названия и общих ресурсов компании. Каждый Город не имеет права работать с клиентами на территории других Городов.

В штате Города обычно работают директор и несколько менеджеров проектов. Большинство наших переводчиков работают вне штата по договорам оказания услуг. Они работают в разных городах и составляют наше бесценное сообщество переводчиков, редакторов, корректоров и верстальщиков, которые доверяют нам, и которым, доверяем мы.

Центральное бюро (ЦБП) работает с клиентами вне открытых городов (на общей территории), а также с сетевыми клиентами, которые одновременно работают в разных городах. Центральное бюро находится в Омске, но не путайте его с нашим бюро “Омск Переводов” — это разные организации.

Обязанности менеджера

Чем занимается менеджер проектов? В его обязанности входят: 1) ответы на запросы клиентов; 2) прием заказов; 3) подбор исполнителей; 4) контроль исполнения заказов; 5) активные продажи.

1. Ответы на запросы клиентов

Каждый день к нам обращаются наши потенциальные клиенты. Они увидели рекламу, или нас порекомендовали их знакомые. Клиент может прийти в офис, может позвонить, может прислать эл.письмо или написать в чате на нашем сайте. Обычно клиент задает два вопроса: сколько будет стоить перевод и как много времени он займет. Менеджеру необходимо максимально оперативно и понятно ответить на такие запросы. Максимальное время ответ за запрос — 15 минут. Если менеджер не успевает ответить на запрос в это время, то он должен сразу сообщить клиенту прогноз, сколько времени потребуется на ответ.

Прибыльность 50%. У нас есть базовые цены, на которые менеджер ориентируется. Эти базовые цены составлены примерно так, чтобы в обычном случае, мы тратили на исполнение заказа половину от его стоимости для клиента. Например, если для устного перевода нам нужно будет оплатить работу переводчика в размере 1 000 долларов, то для клиента стоимость услуг обычно составит 2 000 долларов. К базовой цене менеджер может применять наценки (срочность, сложность) или скидки (конкуренты, объем). Поэтому прибыльность может в каждом конкретном случае меняться.

Сроки с двойным запасом. Как и в случае с ценой, сроки исполнения заказа назначаются, как минимум, с двойным запасом.

Про клиента не забываем. После оценки заказа мы не забываем про клиента. Иногда клиент обращается к нескольким конкурентам в поисках наиболее интересных для него предложений. В каждом случае с клиентом нужно связаться повторно и выяснить его решение. Если клиент выбрал другую компанию, нужно узнать — какую и на каких условиях, а затем сделать клиенту второе предложение, более выгодное.

Распределение клиентов и заказов. В нашей компании каждый клиент закрепляется за каким-либо одним конкретным менеджером. Обычно, кто первый ответил на запрос нового клиента, за тем менеджером клиент и закрепляется. И теперь все будущие заказы от этого клиента будут автоматически закрепляться за этим менеджеров, и пополнять его зарплату.

2. Прием заказов

Когда клиент принял решение обратиться к нам за услугами, менеджер формирует заказ в системе “1С Предприятие”. Туда вносятся ФИО клиента и его телефон. Затем вносится полное описание заказа: что нужно перевести и какие требования нужно соблюсти. Далее печатаются два бланка, на которых менеджер и клиент расписываются.

Далее менеджер принимает от клиента оплату. Если клиент — организация, то выставляется счет и клиент оплачивает сумму на расчетный счет. Если клиент — физическое лицо, то оплата принимается наличными. Иногда бывают и другие варианты: оплата картой на сайте, PayPal и т.д. Менеджер ведет свою кассу и кассовый журнал.

3. Подбор исполнителей

Менеджер подбирает исполнителей на каждый заказ на свое усмотрение. Никто ему не диктует, с кем из наших переводчиков работать, а с кем нет. Решение о выборе исполнителя менеджер принимает только сам, полагаясь исключительно на свое доверие к нему и уверенность в качестве его услуг.

Как сформировать свое доверие к исполнителю? Посмотрите в базе данных, работали ли ваши коллеги с ним ранее. Посмотрите историю его отношений с нашей компанией. Познакомьтесь с исполнителем, прочтите его резюме и рекомендации. Дайте исполнителю тестовое задание и попросите проверить его выполнение другого исполнителя, которому вы уже доверяете.

Важный момент! Перед клиентом и компанией за качество услуг, оказанных исполнителями, отвечает менеджер. Исполнители отвечают перед менеджером. А перед клиентом и компанией — менеджер. В том числе поэтому, в нотариальных переводах к нотариусу заверять перевод идет менеджер.

Все наши исполнители внесены в единую для всех городов базу данных. В этой базе менеджер может найти любого переводчика в зависимости от нужного языка и города, в котором переводчик проживает. В базе отмечается как долго мы работаем с тем или иным переводчиком, подводил ли он других менеджеров или нет. Если начинающий менеджер сомневается в выборе исполнителя, то он просит совета у более опытных коллег в рабочем чате.

Мы не торгуемся с переводчиками. Все наши переводчики имеют разный профессиональный опыт и по разному оценивают свою работу. Есть умудренные опытом переводчики, которые дорого ценят ценят свой труд и которых мы отправляем на наиболее ответственные заказы. И есть начинающие переводчики, которых мы можем отправить, например, на встречу иностранца в аэропорту или регистрацию брака с иностранным гражданином. Другими словами, на каждый заказ мы подбираем тех исполнителей, которые наиболее подходят под требования заказа.

Самостоятельное исполнение заказов. Обычно все заказы мы поручаем исполнителям. Но есть два исключения. Если менеджер владеет иностранными языками, то он может сам лично взяться за исполнение небольшого заказа для своей личной практики. Но такие случае не должны быть частыми, так как, исполняя заказы, менеджер теряет контроль над остальными его открытыми заказами. Кроме этого, менеджеры делают самостоятельно почти все нотариальные переводы. За много лет работы наша компания перевела пожалуй все виды личных документов мира на любые языки. Любой документ, который вам принесет клиент, мы уже когда-то переводили. Его достаточно найти в нашей базе данных и, грубо говоря, заменить лишь фамилии и имена. Спустя несколько месяцев, каждый наш менеджер автоматически изучает несколько языков соседних стран со словарным запасом в рамках личных документов: ФИО, место выдачи, действительно до и т.д.

4. Контроль исполнения заказа

Подобрав исполнителей, менеджер не забывает про исполнение заказов, а ежедневно мониторит их исполнение. В случае многодневного устного заказа, следует ежедневно созваниваться и с клиентом, и с переводчиком. В случае письменных переводов, смотреть прогресс исполнения.

5. Активные продажи

Обычно клиенты приходят к нам сами после того, как увидели нашу рекламу. Но поток клиентов и заказов не всегда постоянен и ровно такой, чтобы менеджеру хватало поработать точно с 9 до 18 часов. Иногда заказов больше, чем наших возможностей, иногда меньше. Случается так, что закончились все открытые заказы, а новых нет. В такие моменты мы рекомендуем менеджерам заниматься активными продажами. Они не обязательны, но план продаж обязателен.

В нашем случае, активные продажи — это знакомство с ЛПР потенциального клиента. ЛПР — это лицо, принимающее решение. Это сотрудник, который, когда возникает необходимость в переводчике, ищет его. Почти всегда это не директор и не секретарь, который отвечает на входящие звонки. Например, на заводах — это обычно главный инженер.

Наши услуги нужны не каждому, как, например, хлеб или парикмахерская. Поэтому у нас есть список направлений для активных продаж, список видов деятельностей, где обычно требуются переводы.

У нас работают менеджеры с разным укладом характера. Кто-то, более кропотливый, любит работать с нотариальными переводами и не любит активные продажи. А кто-то наоборот, любит работать с крупными организациями и любит активные продажи.

Условия работы

График работы — с понедельника по пятницу, с 9 до 18 часов с перерывом на обед. Если вы делаете план продаж, то можно сокращать рабочий день и уходить раньше. На время обеда в офисе должен оставаться хотя бы один менеджер, поэтому точное время обеда менеджеры согласовывают между собой. Суббота и воскресенье — выходные дни. Каждую субботу с 10 до 14 часов в офисе дежурит один из менеджеров, по-очереди. Это время менеджер отгуливает на следующей неделе. Праздничные дни и отпуск — согласно общему законодательству.

Зарплата

Зарплата менеджера в разных городах может немного отличаться окладом. Оклад — это фиксированная часть, которая может уменьшиться только из-за прогулов и отгулов. Но основа зарабатной платы — это проценты, 20 % от прибыли по заказам менеджера.

Что же такое прибыль по заказам менеджера? Прибыль по заказам — это разница между стоимостью заказа и непосредственными расходами на его исполнение. Например, если клиент оплатил 5 000 долларов за перевод сайта, а мы потратили 2 000 на переводчика и 500 на редактора, то прибыль по заказу составит 2 500 долларов. Именно от этой суммы менеджер получит проценты в зарплату.

Минимальный план на одного менеджера обычно — равен сумме 20-ти его окладов. То есть в течение месяца через одного менеджера должно пройти заказов общей стоимостью равной 20 его окладам. Учитывая нашу среднюю прибыльность 50%, прибыль по заказам составит 10 окладов, а 20 % от нее в зарплату менеджера составит 2 оклада. То есть, грубо говоря, при исполнении плана продаж, менеджер получит сумму примерно равную 3 окладам.

Какая зарплата будет получаться именно у вас? Это полностью зависит от вас. Если вы будете концентрироваться исключительно на нотариальных переводах и избегать активных продаж, то у вас будет получаться меньше. Если же вы будете регулярно уделять время активным продажам и привлечению клиентов, то ваша зарплата вырастет в несколько раз. Например, даже один заказ на синхронный перевод будет стоить 4-6 тысяч долларов, только он один вам уже сделает месячный план. А если таких заказов будет больше?

Трудоустройство

Трудоустройство у нас официальное — мы заключаем трудовой договор. Но в некоторых городах официально может выплачиваться только оклад, а премия (проценты от прибыли по заказам) — неофициально. Плюс в некоторых города вам могут предложить работать не на полной ставке, а, например, на половине. Все это продиктовано тем, что в городах работают отдельные небольшие организации, которые в современных условиях вынуждены адаптироваться к рыночным реалиям.

Чем это черевато? Если вы официально получаете лишь оклад, то в случае болезни, размер больничных будет рассчитываться исходя их официальной суммы. Отпускные же рассчитываются, как среднее от всех выплат (официальных и неофициальных) за три последних месяца.

Перспективы

В среднем, человек на одном месте может проработать, не теряя интереса, лишь пару лет. Далее нужны перемены: в оплате, в круг обязанностей и т.д. Куда же можно у нас податься дальше?

1. Старший менеджер. Старший менеджер — это заместитель директора. Зарплата у менеджера — та же, но обычно за старшим менеджером закрепляются наиболее важные клиенты, наиболее крупные заказы, что в итоге приводит к большему размеру зарплаты.

2. Директор города. Наиболее успешные или старшие менеджеры у нас обычно занимают место директора, когда предыдущий уходит на повышение. Директор тоже ведет заказы, как и менеджер, но только заказы самых ключевых клиентов. Плюс к этому директор несет и административные обязанности: оплата офиса, заказ рекламы, контроль работы внештатного бухгалтера и т.д. Зарплата у директора: оклад + 15% от прибыли организации.

3. Директор бюро в новом городе. Каждый год мы открываем свои представительства в тех городах, где нас еще не было. В новый коллектив мы в том числе приглашаем и наших текущих работников, если они рассматривали возможность переезда в другие города и страны.

4. Владелец своего бюро. Поработав немного в нашей компании, вы поймете все аспекты внутреннего устройства бюро переводов. Вы легко сможете открыть уже свое бюро, например вместе со своими близкими, и работать в нашей сети под общей торговой маркой...